Privatlivspolitik

1. Dataansvarlig

Halberg & Olsen ApS er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, vi modtager gennem hjemmesiden, kontaktformularer, e-mail, telefon, Meta/Facebook, annoncer og leadformularer, og som vi behandler i vores CRM-system.

2. Hvilke personoplysninger behandler vi?

Hvilke oplysninger vi behandler, afhænger af din kontakt med os. Det kan være:

• Navn, virksomhed, stilling og adresse.
• Telefonnummer og e-mailadresse.
• Oplysninger, du selv skriver i formularer, beskeder eller e-mails.
• Din interesse for en ejendom, et lejemål eller en anden ydelse.
• Oplysninger om vores kontakt, dialog, møder og opfølgning.
• Annonce- og kampagnedata samt leadoplysninger fra Facebook og Instagram.
• Tekniske oplysninger som IP-adresse, browser, enhed og cookieoplysninger, når det er relevant.
• Statistik om visninger, klik, formularindsendelser, kampagner og konverteringer.

Vi beder som udgangspunkt ikke om følsomme personoplysninger gennem annoncer eller almindelige kontaktformularer. Undlad derfor at sende eksempelvis helbredsoplysninger gennem disse kanaler.

3. Hvor kommer oplysningerne fra?

Vi kan modtage oplysninger direkte fra dig, gennem kontaktformularer på hjemmesiden og via e-mail eller telefon. Oplysninger kan også komme fra Facebook, Instagram, Meta Lead Ads og andre Meta Business-værktøjer.

Når du har givet det nødvendige samtykke, kan oplysninger indsamles via cookies og lignende teknologier. Vi kan desuden bruge offentligt tilgængelige registre og kilder, når det er relevant og lovligt i forbindelse med vores ejendomsmæglervirksomhed.

4. Formål med behandlingen

Vi behandler relevante oplysninger for at:

• Besvare henvendelser og kontakte dig, når du har bedt om information.
• Følge op på interesse for ejendomme, lejemål eller ydelser.
• Administrere kunde- og kontaktforhold.
• Sende aftalt eller på anden måde lovligt markedsføringsmateriale.
• Gennemføre salgs-, udlejnings- og vurderingsopgaver.
• Føre historik over dialog og aktiviteter i CRM-systemet.
• Måle og forbedre annoncer, kampagner og hjemmeside samt udarbejde statistik og rapportering.
• Overholde retlige forpligtelser og dokumentationskrav.

5. Behandlingsgrundlag

Vi bruger det behandlingsgrundlag, der passer til det konkrete formål:

• Aftale — GDPR artikel 6, stk. 1, litra b: Når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale med dig eller gennemføre tiltag på din anmodning, før en aftale indgås.
• Retlig forpligtelse — artikel 6, stk. 1, litra c: Når lovgivningen kræver behandlingen, eksempelvis i forbindelse med bogføring eller andre lovpligtige dokumentationskrav i en sag.
• Legitim interesse — artikel 6, stk. 1, litra f: Når vores interesse i at besvare henvendelser, administrere kontaktforhold, følge op på relevante leads samt analysere og forbedre vores aktiviteter berettiger behandlingen. Det forudsætter en konkret afvejning, hvor dine interesser og grundlæggende rettigheder ikke vejer tungere.
• Samtykke — artikel 6, stk. 1, litra a: Når behandlingen kræver eller bygger på dit samtykke, eksempelvis visse cookies eller elektronisk markedsføring.

Et ønske om at blive kontaktet om en konkret ejendom er ikke i sig selv et samtykke til løbende elektronisk markedsføring. Vi indhenter samtykke, hvor det kræves.

Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os på info@halberg-olsen.dk. Det påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er foretaget inden tilbagetrækningen.

6. Meta, Facebook og Instagram

Halberg & Olsen kan annoncere på Facebook og Instagram og modtage personoplysninger gennem Metas leadformularer og andre Meta Business-værktøjer.

Når du udfylder en formular på Facebook eller Instagram, kan Meta videregive de oplysninger til os, som du selv har indtastet eller godkendt videregivelsen af. Det kan eksempelvis være navn, telefonnummer, e-mailadresse og oplysninger om din konkrete interesse eller henvendelse. Vi bruger oplysningerne til de relevante formål og på de behandlingsgrundlag, der er beskrevet ovenfor.

Meta-pixel og cookies

Hvis du accepterer markedsføringscookies, indlæser vi Meta-pixel på hjemmesiden. Pixlen registrerer blandt andet sidevisninger, tekniske oplysninger om browser og enhed samt de handlinger, vi udtrykkeligt har konfigureret som hændelser. Formålet er at måle effekten af vores annoncer, opbygge relevante målgrupper og forbedre annonceringen på Facebook og Instagram.

Meta-pixel indlæses ikke, før du har valgt “Tillad markedsføring”. Dit valg gemmes lokalt i din browser. Du kan senere ændre eller trække dit valg tilbage via “Cookieindstillinger” i sidefoden. Ved tilbagetrækning stopper vi nye Meta-hændelser og forsøger at fjerne de Meta-cookies, hjemmesiden har sat.

Vi sender ikke oplysninger, som du skriver i kontaktfelter, beskeder eller formularer, til Meta via pixlen. Meta behandler også selv oplysninger efter sine egne vilkår og sin egen privatlivspolitik. Halberg & Olsen har ikke kontrol over Metas selvstændige behandling af dine personoplysninger. Læs Metas privatlivspolitik.

7. CRM-systemet

Oplysninger fra hjemmesiden, Meta/Facebook, Instagram, e-mail, telefon og andre relevante kontaktkanaler kan overføres til og behandles i Halberg & Olsens CRM-system.

Systemet kan indeholde kontakt- og leadoplysninger, ejendomsinteresse, kampagne- og annonceoplysninger, kilden til en henvendelse, kontakt- og aktivitetshistorik og status på opfølgning. Det kan også indeholde aggregerede statistiske oplysninger om annoncer, leads og konverteringer.

Formålet er at håndtere henvendelser, sikre relevant opfølgning, administrere kunder og kontakter samt måle effekten af markedsføringen.

CRM-systemet gemmer og organiserer kundedata. Vi bruger ikke CRM-data til udelukkende automatiske afgørelser, som har retsvirkning eller på tilsvarende måde påvirker dig væsentligt.

8. Videregivelse og databehandlere

Vi deler kun personoplysninger, når det er nødvendigt og lovligt. Afhængigt af kontakten og den konkrete sag kan modtagere være:

• Leverandører af hosting og IT-drift.
• CRM- og systemleverandører.
• Microsoft i forbindelse med e-mail og Microsoft 365.
• Meta i forbindelse med Facebook og Instagram.
• Rådgivere og samarbejdspartnere, når det er nødvendigt for en konkret sag.
• Offentlige myndigheder, når det følger af lovgivningen.

Leverandører, der behandler personoplysninger på vores vegne, skal være omfattet af relevante databehandleraftaler. Andre modtagere kan være selvstændigt dataansvarlige for deres behandling.

Overførsler uden for EU/EØS

Brug af internationale leverandører kan medføre, at oplysninger behandles i lande uden for EU/EØS. En sådan overførsel kræver et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR. Det kan, afhængigt af landet og modtageren, være en relevant afgørelse fra EU-Kommissionen om et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau eller EU-Kommissionens standardkontraktbestemmelser med nødvendige supplerende foranstaltninger.

Du kan kontakte os på info@halberg-olsen.dk for oplysninger om modtagere, eventuelle overførselslande og de garantier, der gælder for behandlingen af dine oplysninger, herunder hvordan du får en kopi af relevante garantier.

9. Opbevaring og sletning

Vi opbevarer kun personoplysninger, så længe det er nødvendigt for det formål, de er indsamlet til, eller så længe lovgivningen kræver det. Vi vurderer behovet ud fra følgende kriterier:

• Almindelige henvendelser og leads slettes eller anonymiseres, når der ikke længere er et sagligt behov for opfølgning.
• Oplysninger om aktive kunder, sager og aftaler opbevares, så længe relationen eller sagen består.
• Relevant dokumentation kan efterfølgende opbevares af hensyn til retskrav og dokumentationsforpligtelser.
• Regnskabsmateriale opbevares efter bogføringslovens gældende regler.
• Statistik kan opbevares i anonymiseret eller aggregeret form, når oplysningerne ikke længere kan henføres til en bestemt person. Hvis aggregerede oplysninger stadig kan henføres til dig, behandles de fortsat som personoplysninger.
• Samtykker og indsigelser kan opbevares, så længe det er nødvendigt at kunne dokumentere og respektere dem.

10. Sikkerhed

Vi anvender passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger for at beskytte personoplysninger mod hændeligt eller ulovligt tab, ændring, offentliggørelse eller adgang.

11. Dine rettigheder

Efter databeskyttelsesreglerne har du følgende rettigheder:

• Indsigt: Du kan få oplysninger om vores behandling og en kopi af dine personoplysninger.
• Berigtigelse: Du kan få urigtige oplysninger rettet og ufuldstændige oplysninger suppleret.
• Sletning: Du kan i visse tilfælde få oplysninger slettet før vores almindelige sletning.
• Begrænsning: Du kan i visse tilfælde få begrænset behandlingen af dine oplysninger.
• Dataportabilitet: Når betingelserne er opfyldt, kan du modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og få dem overført til en anden dataansvarlig.
• Indsigelse: Du kan af grunde, der vedrører din særlige situation, gøre indsigelse mod behandling baseret på vores legitime interesser.
• Tilbagetrækning af samtykke: Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage.

Direkte markedsføring: Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod behandling til direkte markedsføring, herunder tilknyttet profilering. Vi vil da ophøre med at behandle dine oplysninger til dette formål.

Rettighederne kan være begrænsede afhængigt af omstændighederne og lovgivningen. Send din anmodning til info@halberg-olsen.dk. Vi kan bede om de nødvendige oplysninger for at sikre, at vi besvarer den rette person.

12. Klage til Datatilsynet

Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til Datatilsynet. Du finder kontaktoplysninger og vejledning på Datatilsynets hjemmeside. Du er også velkommen til at kontakte os, så vi kan forsøge at afklare din henvendelse.

13. Ændringer

Vi kan opdatere privatlivspolitikken, når vores behandling af personoplysninger eller reglerne ændrer sig. Den nyeste version findes altid på denne side. Datoen øverst viser, hvornår politikken senest er opdateret.